La réponse est simple : oui ! Un interphone IP correctement configuré et disposant des licences adéquates peut s’intégrer à Microsoft Teams. Cela permet aux employés de répondre aux appels provenant de l’entrée, de voir et de parler aux visiteurs, et de déverrouiller la porte depuis leur interface Teams existante.

Mais comment cela fonctionne-t-il ? Et quels sont les éléments à prendre en compte avant de mettre en place une telle intégration ?

Pourquoi intégrer des interphones à Teams ?

Pour de nombreuses entreprises, l’intégration des interphones d’entrée à Microsoft Teams améliore la gestion des visiteurs et l’efficacité opérationnelle. Les réceptionnistes ou autres employés peuvent gérer les visiteurs à l’entrée depuis leur ordinateur portable habituel, plutôt que depuis un téléphone de bureau ou un écran interne dédié. De plus, les appels peuvent être acheminés vers n’importe quel appareil équipé de Teams : un ordinateur, une tablette ou un téléphone professionnel.

La plupart des interphones SIP permettent également de configurer le routage des appels, ce qui signifie que la responsabilité de répondre aux appels ne repose pas uniquement sur une seule personne ou un seul appareil. Les appels peuvent être acheminés vers des groupes ou des listes, ce qui garantit de meilleurs taux de réponse et évite tout point de défaillance unique.

Dans les organisations adoptant des modèles de travail hybrides ou disposant de plusieurs bâtiments au sein d’un même site, l’intégration à Teams permet de garantir une expérience visiteur cohérente tout en permettant au personnel de gérer les accès où qu’il se trouve.

Comment fonctionne l’intégration d’un interphone à Teams ?

L’intégration d’un interphone SIP à Microsoft Teams ne se fait généralement pas par une connexion directe. L’interphone, comme la gamme Robin de CDVI, se connecte via un service de passerelle tel que CyberGate. Cette passerelle traduit les communications SIP de l’interphone dans un format compatible avec Microsoft Teams.

Le processus complet de gestion des appels fonctionne ainsi :

1. Un visiteur appuie sur le bouton d’appel de l’interphone Robin.
2. L’interphone lance un appel SIP.
3. CyberGate convertit l’appel SIP en un format compatible avec Teams.
4. L’utilisateur ou le groupe Teams désigné reçoit l’appel.
5. L’utilisateur s’entretient avec le visiteur et visualise le flux vidéo (si l’interphone est équipé d’une fonction vidéo).
6. Si l’utilisateur autorise l’accès au visiteur, il envoie une commande pour déclencher le déverrouillage de la porte via le relais intégré à l’interphone.

Que peuvent faire les utilisateurs depuis Microsoft Teams ?

Répondre aux appels d’interphone

Les appels sont acheminés vers l’application Teams sur les ordinateurs de bureau, les appareils mobiles et les téléphones de bureau compatibles. Le personnel répond aux appels comme il le ferait pour n’importe quel autre appel via Teams.

Parler aux visiteurs

Tous les interphones Robin disposent d’une fonctionnalité audio bidirectionnelle, permettant au personnel de parler avec les visiteurs et de vérifier leur identité avant de leur accorder l’accès.

Visionner la vidéo en direct

Les interphones Robin dotés de la fonctionnalité vidéo permettent au personnel à l’intérieur de visionner les images en direct de la caméra de l’interphone pendant les appels. L’interphone Robin Touch offre en outre une fonction vidéo bidirectionnelle, affichant des images de l’intérieur du bâtiment sur l’écran tactile de l’interphone. Pour les personnes qui lisent sur les lèvres ou utilisent la langue des signes, cela constitue un accueil accessible.

Déverrouiller la porte à distance

Les interphones Robin intègrent un relais permettant de contrôler un dispositif de verrouillage électronique. Lorsque le personnel est prêt à autoriser l’entrée d’un visiteur, il peut déverrouiller la porte à distance soit via l’application Teams avec la passerelle CyberGate, soit à l’aide d’une commande DTMF (code clavier) préconfigurée pendant l’appel.

De quoi avez-vous besoin pour intégrer des interphones à Teams ?

Pour installer et configurer une intégration entre un interphone et Microsoft Teams, vous aurez besoin :

• D’un interphone SIP compatible, tel que la gamme Robin de CDVI ;
• Une connexion réseau et une alimentation PoE au niveau de la porte d’entrée ;
• Un environnement Microsoft 365/Teams ;
• Une licence pour la passerelle CyberGate SIP-to-Teams basée sur le cloud ;
• Un dispositif de verrouillage électronique de porte connecté au relais de l’interphone.

Les interphones Robin doivent être installés par des installateurs professionnels, en collaboration avec les administrateurs informatiques de votre organisation.

Dans quels contextes cette intégration est-elle utile ?

Bureaux d’entreprise

Dans les sièges sociaux, l’intégration à Teams permet d’acheminer directement les appels provenant de l’interphone d’entrée vers la réception ou les équipes chargées des installations. Ces dernières n’ont pas besoin de gérer un appareil ou un système distinct : tout se fait depuis leurs ordinateurs portables et leurs téléphones existants.

Sites distants ou à effectif réduit

Toutes les entreprises ne disposent pas en permanence de personnel dédié sur place pour gérer l’accueil et recevoir les visiteurs. Mais cela ne signifie pas pour autant que vous ne pouvez pas accueillir vos visiteurs : même si vos collaborateurs travaillent à distance, ils peuvent recevoir des appels Teams et s’entretenir avec les visiteurs avant de leur donner accès aux locaux.

Entrepôts et sites industriels

S’assurer que les appels sont acheminés vers l’équipe opérationnelle appropriée permet d’améliorer l’efficacité et de réduire les tâches administratives superflues entre les services. Grâce à l’intégration de Teams, l’acheminement est simple et ne nécessite ni câblage ni configuration complexes.

Organisations multi-sites

Lorsqu’une organisation est répartie sur plusieurs sites, un interphone intégré à Teams garantit une gestion homogène des visiteurs à toutes les entrées. Peu importe qu’un membre du personnel chargé de répondre aux appels se trouve dans un autre bâtiment : il peut tout de même s’entretenir avec les visiteurs et les accueillir.

Éléments à prendre en compte avant de déployer l’intégration à Teams

Avant de faire appel à des intégrateurs, des installateurs et des informaticiens pour intégrer votre interphone Robin à Microsoft Teams, certains points clés méritent réflexion. Mieux vaut toujours être préparé !

• Audio ou vidéo ? Demandez-vous si votre site nécessite des connexions audio uniquement, ou si la vidéo unidirectionnelle ou bidirectionnelle apporterait une valeur ajoutée aux visiteurs et au personnel.
• Licences Teams et CyberGate. Celles-ci sont configurées et facturées séparément, en dehors du prix d’achat de l’interphone. Réfléchissez au nombre de licences dont vous aurez besoin pour le nombre prévu d’interphones, d’utilisateurs et de sites.
• Acheminement des appels. Réfléchissez à l’avance à la manière dont les appels seront acheminés. Que se passe-t-il si le premier destinataire n’est pas disponible ? Les appels seront-ils redirigés vers un utilisateur unique ou vers un groupe d’appels ? L’acheminement changera-t-il en dehors des heures d’ouverture ou pendant les jours fériés ?
• Réseau et cybersécurité. L’interphone, la passerelle et l’environnement Teams doivent être configurés de manière sécurisée. Assurez-vous que vos équipes informatiques prennent en compte la segmentation du réseau, la robustesse des identifiants, la gestion du firmware et les exigences en matière de pare-feu pour garantir la fiabilité du système.
• Confidentialité et enregistrement des appels. Si vous choisissez d’enregistrer des appels ou des vidéos, réfléchissez et renseignez-vous pour savoir si vous avez besoin de politiques de conservation, d’une signalétique d’information et si les utilisateurs peuvent refuser d’être enregistrés.
• Résilience. Comme pour tous les systèmes basés sur le cloud, il est important d’anticiper ce qui se passerait dans des situations rares mais graves, telles que des coupures d’Internet ou des coupures de courant.

Pourquoi choisir un interphone Robin pour l’intégration avec Teams ?

Les interphones Robin constituent le choix idéal pour une intégration avec Microsoft Teams dans les environnements commerciaux et industriels. La vaste gamme de modèles audio et vidéo au design soigné, notamment la vidéo bidirectionnelle avec Robin Touch, répond aux besoins d’un large éventail de sites. De plus, le relais intégré pour le contrôle des portes facilite le déverrouillage à distance.

L’intégration à Teams via la passerelle cloud CyberGate est rapide, simple et fiable ; elle permet des conversations audio et vidéo ainsi que le déverrouillage de porte par commande DTMF. Compatibles SIP/TLS et SRTP, les interphones Robin s’intègrent facilement aux systèmes PBX et VMS ainsi qu’à Microsoft Teams.

Accueillez vos visiteurs en toute confiance avec Robin et Microsoft Teams

En intégrant les interphones Robin à Teams, vous transférez la communication avec les visiteurs vers une plateforme familière et fiable que le personnel utilise au quotidien. Aucune formation spécialisée n’est nécessaire pour voir les visiteurs, leur parler et leur accorder l’accès. Quant aux dirigeants d’entreprise, vous bénéficiez d’une meilleure visibilité, d’une sécurité renforcée et d’un gain de réputation en offrant un accueil chaleureux à toutes les personnes qui se présentent à votre porte.

Pour plus d’informations sur les interphones Robin et leur intégration à Microsoft Teams, contactez l’équipe technique de CDVI au +32 (0)56 73 93 00 ou techsupport@cdvibenelux.com