Kort gezegd: ja! Een IP-intercom die correct is geconfigureerd en over de juiste licenties beschikt, kan worden geïntegreerd met Microsoft Teams. Hierdoor kunnen medewerkers binnen hun bestaande Teams-interface oproepen bij de ingang beantwoorden, bezoekers zien en met hen spreken, en de deur ontgrendelen.

Maar hoe werkt dit? En waar moet u rekening mee houden voordat u een integratie implementeert?

Waarom intercoms integreren met Teams?

Voor veel organisaties zorgt de integratie van intercoms bij de ingang met Microsoft Teams voor een beter bezoekersbeheer en een hogere operationele efficiëntie. Receptionisten of andere medewerkers kunnen bezoekers bij de deur beheren vanaf hun gewone laptop, in plaats van via een aparte bureautelefoon of interne monitor. Bovendien kunnen oproepen doorkomen op elk apparaat waarop Teams is geïnstalleerd: een computer, tablet of werktelefoon.

Bij de meeste SIP-intercoms kan ook de doorschakeling van oproepen worden geconfigureerd, wat betekent dat de verantwoordelijkheid voor het aannemen van oproepen niet bij één persoon of apparaat ligt. Oproepen kunnen worden doorgeschakeld naar groepen of lijsten, wat zorgt voor betere responspercentages en voorkomt dat er één enkel storingspunt is.

In organisaties met hybride werkmodellen of meerdere gebouwen die deel uitmaken van één locatie, zorgt een Teams-integratie ervoor dat de bezoekerservaring consistent blijft, terwijl medewerkers de toegang kunnen beheren, waar ze zich ook bevinden.

Hoe werkt een Teams-intercomintegratie?

Het integreren van een SIP-intercom met Microsoft Teams is doorgaans geen directe verbinding. De intercom, zoals de Robin-serie van CDVI, maakt verbinding via een gateway-service zoals CyberGate. Deze gateway zet de SIP-communicatie van de intercom om in een formaat dat Microsoft Teams kan verwerken.

Het volledige proces van het afhandelen van oproepen werkt als volgt:

1. Een bezoeker drukt op de belknop van de Robin-intercom.
2. De intercom initieert een SIP-oproep.
3. CyberGate zet het SIP-gesprek om naar een formaat dat compatibel is met Teams.
4. De aangewezen Teams-gebruiker of -groep ontvangt het gesprek.
5. De gebruiker spreekt met de bezoeker en bekijkt de videobeelden (als de intercom videofunctie heeft).
6. Als de gebruiker de bezoeker toegang verleent, stuurt hij een commando om de deur te ontgrendelen via het ingebouwde relais van de intercom.

Wat kunnen gebruikers doen vanuit Microsoft Teams?

Intercomoproepen beantwoorden

Oproepen komen binnen in de Teams-app op desktopcomputers, mobiele apparaten en compatibele vaste telefoons. Medewerkers beantwoorden de oproepen net zoals ze dat bij elke andere oproep via Teams zouden doen.

Met bezoekers spreken

Alle Robin-intercoms beschikken over tweeweg-audio, waardoor medewerkers met bezoekers kunnen spreken en kunnen vaststellen wie ze zijn voordat ze toegang verlenen.

Livebeelden bekijken

Robin-intercoms met videofunctie stellen medewerkers binnen in staat om tijdens gesprekken livebeelden van de intercomcamera te bekijken. De Robin Touch-intercom biedt bovendien tweewegvideo, waarbij beelden van binnen het gebouw op het touchscreen van de intercom worden weergegeven. Voor mensen die liplezen of gebarentaal gebruiken, zorgt dit voor een toegankelijke ontvangst.

Deur op afstand ontgrendelen

Robin-intercoms hebben een ingebouwd relais voor het aansturen van een elektronisch sluitsysteem. Wanneer het personeel de toegang van een bezoeker wil goedkeuren, kan de deur op afstand worden ontgrendeld via de Teams-app met de CyberGate-gateway, of met een vooraf geconfigureerde DTMF-opdracht (toetsenbordcode) tijdens het gesprek.

Wat heb je nodig om intercoms te integreren met Teams?

Om een integratie tussen een intercom en Microsoft Teams te installeren en te configureren, hebt u het volgende nodig:

• Een compatibele SIP-intercom, zoals de Robin-serie van CDVI;
• Een netwerkverbinding en PoE-voorziening bij de toegangsdeur;
• Een Microsoft 365/Teams-omgeving;
• Een licentie voor de cloudgebaseerde CyberGate SIP-naar-Teams-gateway;
• Een elektronisch deurslot dat is aangesloten op het relais van de intercom.

Robin-intercoms moeten worden geïnstalleerd door professionele installateurs, in samenwerking met de IT-beheerders van uw organisatie.

Waar is deze integratie nuttig?

Bedrijfskantoren

In bedrijfskantoren zorgt de Teams-integratie ervoor dat oproepen via de intercom bij de ingang direct worden doorgeschakeld naar de receptie of het facilitair team. Zij hoeven geen apart apparaat of systeem te beheren – alles gebeurt via hun bestaande laptops en telefoons.

Locaties op afstand of met minimale bezetting

Niet elk bedrijf heeft altijd speciaal personeel ter plaatse om de receptie te bemannen en bezoekers te verwelkomen. Maar dat betekent niet dat u bezoekers niet gastvrij kunt ontvangen – zelfs als medewerkers ergens anders werken, kunnen ze Teams-oproepen ontvangen en met bezoekers spreken voordat ze toegang verlenen.

Magazijnen en industriële panden

Door ervoor te zorgen dat oproepen naar het juiste operationele team worden doorgeschakeld, kun je de efficiëntie verbeteren en onnodige administratieve rompslomp tussen afdelingen verminderen. Met de Teams-integratie is het doorschakelen eenvoudig en zijn er geen ingewikkelde bekabelingen of configuraties nodig.

Organisaties met meerdere vestigingen

Wanneer een organisatie verspreid is over meerdere locaties, zorgt een met Teams geïntegreerde intercom ervoor dat de bezoekersafhandeling bij alle ingangen consistent verloopt. Het maakt niet uit of een medewerker die is aangewezen om de oproepen te beantwoorden zich in een ander gebouw bevindt – hij of zij kan net zo goed met bezoekers spreken en hen verwelkomen.

Waar u op moet letten voordat u de Teams-integratie implementeert

Voordat u integrators, installateurs en IT-technici inschakelt om uw Robin-intercom met Microsoft Teams te integreren, zijn er enkele belangrijke punten om over na te denken. Het is altijd beter om goed voorbereid te zijn!

• Audio of video? Bedenk of uw locatie alleen audioverbindingen nodig heeft, of dat een- of tweewegvideo extra waarde zou bieden voor bezoekers en medewerkers.
• Teams- en CyberGate-licenties. Deze worden afzonderlijk geconfigureerd en gefactureerd, los van de aankoopprijs van de intercom. Bedenk hoeveel licenties u nodig heeft voor het beoogde aantal intercoms, gebruikers en locaties.
• Oproeproutering. Bedenk van tevoren waar oproepen naartoe moeten worden doorgestuurd. Wat gebeurt er als de eerste ontvanger niet beschikbaar is? Worden oproepen doorgestuurd naar één gebruiker of naar een groep? Verandert de routering buiten kantooruren of tijdens feestdagen?
• Netwerk en cyberbeveiliging. De intercom, gateway en Teams-omgeving moeten veilig worden geconfigureerd. Zorg ervoor dat uw IT-teams nadenken over netwerksegmentatie, de sterkte van inloggegevens, firmwarebeheer en firewallvereisten voor een robuust systeem.
• Privacy en gespreksopnames. Als u ervoor kiest om gesprekken of video’s op te nemen, denk dan na over en onderzoek of u bewaarbeleid en informatieborden nodig hebt, en of gebruikers zich kunnen afmelden voor opnames.
• Veerkracht. Zoals bij alle cloudgebaseerde systemen moet u zorgvuldig plannen wat er zou gebeuren in ongebruikelijke maar ernstige situaties, zoals internetstoringen of stroomuitval.

Waarom u bij integratie met Teams voor een Robin-intercom moet kiezen

Robin-intercoms zijn de ideale keuze voor integratie met Microsoft Teams in commerciële en industriële omgevingen. Het brede assortiment van fraai ontworpen audio- en videomodellen, waaronder tweewegvideo met Robin Touch, voldoet aan de behoeften van een breed scala aan locaties. Bovendien maakt het ingebouwde relais voor deurbediening het op afstand ontgrendelen eenvoudig.

Integratie met Teams via de CyberGate-cloudgateway verloopt snel, eenvoudig en betrouwbaar, waardoor audio- en videogesprekken en DTMF-gestuurde deuropening mogelijk zijn. Dankzij ondersteuning voor SIP/TLS en SRTP kunnen Robin-intercoms op grote schaal worden geïntegreerd met PBX- en VMS-systemen, evenals met Microsoft Teams.

Verwelkom bezoekers met vertrouwen dankzij Robin en Microsoft Teams

Wanneer u Robin-intercoms integreert met Teams, brengt u de communicatie met bezoekers onder in een bekend en vertrouwd platform dat medewerkers dagelijks gebruiken. Ze hebben geen speciale training nodig om bezoekers te zien, met hen te spreken en toegang te verlenen. En voor bedrijfsleiders betekent dit meer inzicht, veiligheid en een boost voor de reputatie doordat iedereen die bij u aanklopt hartelijk wordt verwelkomd.

Neem voor meer informatie over Robin-intercoms en de integratie met Microsoft Teams contact op met het technische team van CDVI via +32 (0)56 73 93 00, of stuur een e-mail naar techsupport@cdvibenelux.com.